Word、Excel和PPT文件是最常见的文件，看似简单，实质较为复杂。原因在于Office版本多（2003一直到2019），文件的样式非常多样化，例如，Excel文件包含网页元素、下拉列表、复选框、有密码保护无法编辑等等。Word包含标注（Callouts）、文本框（流程图）、内嵌对象、特效等等。

在使用CAT（翻译辅助软件）处理这些文件时，可能会碰到各类问题，例如，标记（tag）多；无法正常提取文件中的内容。当碰到这样的问题时，将会很考验项目准备人员的能力。

我们建议在准备文件时候，首先试验文件的转入和转出，查找可能存在的问题，这样在发现问题后，可及时解决，避免潜在的后续处理成本。以下是关于文件转换的一些通用建议：

• 保持CAT版本的一致性，即用什么版本转入文件，就用什么版本翻译和编辑，最后用相同的版本转为目标语言文件。

• 尽量选用较新版本的程序，较新版本的CAT往往增强了文件支持并修复了过往Bug，因此相对而言文件的转入和转出更为稳定，例如Trados系列，Trados 2019则支持更高版本、或格式更为复杂的文件，例如，包括下拉列表、复选框的Excel文件、Framemaker 2019。较旧的版本SDL Trados功能明显弱一些，并且不能支持一些较新的文件。

• 清理文件，去掉无用的格式，减少Tag。建议使用标记消除器。

• 将源文件换一种格式。例如，*.doc转为*docx。

• 最后，如果转换出来的目标语言文件，格式发生了较大变化，不建议手工慢慢排版，这样会很耗费时间，我们只用重新预翻译下原始文件即可。