在企业生产各个环节中，我们都会遇到各种各样的问题，尤其是新上岗的员工。
对于新员工，我们通常很难给他很长很长的时间去完全熟悉、消化公司的各项资料，比如项目流程、工具使用指南、客户指示等。在简短的培训完成后，后面他肯定会遇到问题，比如新来的一个项目，这些文件以前没见过，该怎么进行分析？这个项目有哪些特殊的规定？这个客户以前的项目有没有留下项目总结呢？
而对于老员工，对于常规项目及注意事项都非常熟悉，他们则通常是重复性的问题，比如电脑坏了，重装了系统和 CAT 工具，面对新装的系统，可能会不记得先前的一些设置，现在要到处找具体的设置，或者是如何设置。IT 问题还好，可以找网络工程师帮忙，如果不是 IT 问题，就只能看自己有没有记录文档，或者问同事有没有相关的记录文档，如果没有那就只有问谷歌了。
对于这些问题，第一次出现时，我们解决了，如果没有将解决问题的方法留存下来，并且让所有员工随时都能方便的查阅，那一定会不断重复，每一次重复，都是在浪费我们的成本。
如果是这样的一种情景，每次公司内部人员找到一个好办法，最佳实践或实用流程时，他/她都将此信息记录在内部都可以看到的一个数据库中。这样每当同样问题出现时，就不用再花精力和时间寻找解决之道，人人都可以按照标准流程走，快速解决问题。
这个数据库，我们称之为知识库，它是公司内部知识存储中心，保存着公司一直以来的各种问题解决方法、所有客户的项目指示、各种工具的具体使用方法和最佳配置。
要有效使用知识库，翻译公司每个人都要扮演两个角色：贡献者和热忱的读者。作为贡献者，每当找到最佳流程或需要调整流程时，都需要将相关信息记录下来，否则其他没有使用同样流程的人可能效率不会达到同等水平，或根本无法将项目继续下去。记录这些信息得有严格的规定，也需要一定时间去处理，但是是非常值得的。
但是今天的很多中小企业，在知识库建立这一块还处于空白状态，公司的所有问题要么由老板自己解决、要么各自为政，即便有人找到很好的解决方案和最佳实践，但是随着人员的流动，知识也随之被带走，好的经验没有分享出来、沉淀和保留下来。当遭遇问题时，新人又需要重新开始摸索，探寻解决之道，如此反复，长久下去对我们企业发展是非常不利的。
那么我们企业建立自己的知识库，有哪些具体效益呢？
首先，它可以避免个人知识经验的碎片化，通过日积月累这个过程，我们可以将所有新老员工的智慧和各种经验集中起来，为在职和未来的新员工提供帮助。
第二，它可以让知识学习自助化，这个对新员工是最有效了，如果企业有一套完善的知识库，新员工的培训时间可以减短，我们可以只培训一些重要的，以及如何使用知识库，接下来新员工就可以自己慢慢学习了，遇到问题也不慌张了，上知识库一搜，三下两初二就把问题解决了，这样对加快新人成长，能起到立竿见影的效果。
第三，我们可以通过知识库系统，梳理我们平时的问题解决方法，让这些知识结构化、系统化。
第四，对于我们内部的各种培训文档，可以通过知识库系统实现版本控制。如果我们每次更新内容都是在知识库上完成的，而不是外部的Word，那系统会自动进行版本管理。我们每个团队成员每次查看的都是最新版本，再也不会出现某某电脑上才是最新的，但正好该相关人员又不在的情景了。
随着内部的知识库的深入应用，每个人不断贡献自己总结或者收集的经验，而在查看他人分享的总结，我们可以进行点评，共同来完善，这就实现了我们团队的协作和知识流动。
可以说，知识库对企业的发展，团队成员快乐工作是有非常大有助推作用的，那么这个知识库，我们通常可以放哪些内容呢？也就是知识体系结构了。
我这里，就我们语言服务企业做了一点小总结，通常可纳入知识库的知识包括这些：
1） 常规客户和常规项目的各种指示、要求、注意事项，这是平时用的最多的。
2） 软件使用指南，就是各种工具的使用说明，它属于培训资料的一部分，举个例子，Trados 的项目模板如何创建和应用，DejaVu 锁定内部重复的方法。
3） 公司日常用的各种文档 模板，有项目的，有行政人事的，等等，都可以放进来，谁要用随时下载就好。
4） 内部博客和会议文档 ，这个好理解，平时我们开会完了后，可以将会议记录直接记录到知识库，然后群发个链接大家就能看了，如果记漏了，还可以随手修订进去。
除了这些，还有很多很多，每个企业都可以根据自身的情况进行分类，形成一套适用自己的体系结构。
对于知识库的应用，我们这里列举几个国内外比较常见的产品。
Twiki 是一个传统 Wiki 程序，它是开源的。可能很多人知道 Mediawiki，或者已经在使用中。根据我们的使用经验，Mediawiki 太通用了，也很基础，作为企业来说，要用好它，需要很多自定义或者二次开发。而 Twiki 则在通用的基础上做了一些针对团队应用所需的功能，比如更加灵活的权限配置。
有道云笔记和印象笔记，它们都是云端笔记类应用，付费租用的形式，购买后可以直接使用，无需自己部署，简单、实用。
SharePoint 和 Confluence，这两个都是商业产品，专门为企业环境开发了大量的实用功能，SharePoint 来自于微软，基于 Windows 架构，可以完美的集成到 Windows 环境，如果您公司正在使用 Windows 域、Exchange 邮箱，那用 SharePoint 会是非常棒的工具。
接下来，我们来重点看下 Confluence。Confluence 由 Atlassian 开发，Atlassian 开发的 Jira 深受全球各大软件开发企业青眯，非常好用，相同的，Confluence 也非常好用，强烈推荐大家使用。
Confluence 有几个功能是很值得肯定：
1） 编辑器，它的文章编辑器跟 Word 一样，所见即所得，它的底层虽然是 Wiki，但你丝毫不用记任何 Wiki 的语法，跟在 Word 里编辑差不多，不管是翻译还是项目经理，都能轻松使用。
2） 协作功能，所有文章都可以开放评论，在评论里像微博一样，可以用 @ 提醒某个。在文章里面呢，则可以像在 Word 里写批注，然后就此展开讨论。
3） 模板，它内部已定义好了很多好用的模板，比如会议记录、最佳实践文章等等，我们可以对这些模板进行修改，也可以新建自己的。
4） 附件支持，任何一篇文章，都可以附上 N 多附件，附件支持多文件一块上传。附件格式支持也很丰富，Office 类文档可以直接在线预览查看，不用下载，所以如果你用 iPad 登录 Confluence，你将能很方便查看这些文件，无需安装像 Pages/Numbers 这些 Apps 了。
5） 版本控制与管理，它的版本历史支持无限，文章和附件都支持自动化版本控制。
除了这些，还有很多其他的功能，在这里就不一一说了，有兴趣的朋友可以访问官网看看详细的介绍。
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